Praxis Urlaub vorbereiten Checkliste Zahnarzt

Checkliste: So bereiten Sie Ihre Zahnarztpraxis auf den Urlaub vor

Die Sommerferien stehen an und Sie möchten sich im Urlaub mal richtig erholen Aber was ist mit der Praxis? Damit Sie und Ihr Praxisteam unbeschwert in den Urlaub gehen können, sollten im Vorfeld einige Dinge in der Zahnarztpraxis beachtet und organisiert werden. Haben Sie an alles gedacht?

 

Obwohl die Einschränkungen durch die Corona-Pandemie in einigen Praxen für überraschenden Zwangspausen sorgte, muss der Sommer nicht ausfallen. In Norddeutschland beginnen in den ersten Bundesländern bereits die jährlichen Sommerferien. Auch viele Zahnarztpraxen werden eine kleine Sommerpause einlegen und die Praxis für einige Zeit schliessen. Doch bevor es losgeht, gilt es einiges zu beachten.

In nachfolgender Checkliste haben wir die wichtigsten Punkte bei der Vorbereitung einer Praxis für den Urlaub aufgeführt. Auf einige wichtige Punkte gehen wir anschliessend detaillierter ein. So machen Sie Ihre Praxis fit für den Urlaub!

Checkliste: Zahnarztpraxis für den Urlaub vorbereiten

Kommunikation

Hygiene

Organisation

Praxisurlaub mit Mitarbeitern besprechen

Erholsame Ferien statt verordnete Zwangspause: Gerade in den Sommermonaten erlebt die Zahnarztpraxis ferienbedingt oft ruhige Zeiten. Angesichts der zunehmenden Lockerungen in Deutschland und einigen Ferienländern bietet es sich an, die Praxis in Betriebsferien zu schicken.

Doch spontan zu entscheiden, „Ich schließe die Praxis einfach zu“, ist aus Sicht des Arbeitsrechts nicht so einfach. Betriebsferien bedeuten für einige Mitarbeiter ungewünschte Zwangspause; denn sie hätten vielleicht lieber in der Nebensaison und nicht im Juli oder August frei.

Grundsätzlich obliegt dem Praxisinhaber das Direktionsrecht Betriebsferien anzuordnen, während die Praxis geschlossen ist. Idealerweise ist im Arbeitsvertrag eine Klausel zu Betriebsferien verankert.

Es gilt: Der Arbeitgeber kann über drei Fünftel des Jahresurlaubs verfügen – wann und wie er die restlichen Tage nehmen möchte, bleibt dem Mitarbeiter überlassen. Bei 25 Urlaubstagen darf der Praxisinhaber demnach maximal 15 Tage für den Betriebsurlaub verplanen.

Um den Mitarbeiter Planungssicherheit zu geben, muss der Betriebsurlaub zu Beginn des Urlaubsjahres festgelegt sein.

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern die Pläne für einen Betriebsurlaub rechtzeitig mit.

Praxisvertretung suchen und finden

Laut Berufsrecht ist der niedergelassene Zahnarzt verpflichtet, für eine Vertretung zu sorgen, wenn die Praxis während der Sprechzeiten geschlossen ist.

Der rechtlich sicherste Weg ist es, sich durch einen niedergelassenen Kollegen vertreten zu lassen. In dem Fall wird der Behandlungsvertrag zwischen dem Vertreter und dem Patienten geschlossen. Die Leistungen werden über den Vertreter abgerechnet. Diese Art der Vertretung ist nicht anzeige- oder genehmigungspflichtig.

Wichtig ist jedoch, dass Sie Ihre Patienten über Namen, Anschrift und Telefonnummer informieren. Dies kann z. B. über Handzettel geschehen, die im Vorfeld verteilt werden. Zudem sind während der Urlaubszeit ein Aushängeschild sowie eine entsprechende Ansage auf dem Anrufbeantworter mit den notwendigen Informationen angeraten. Auch ein Hinweis auf der Website kann für den Patienten hilfreich sein.

Informieren Sie Ihre Patienten über die Praxisvertretung und eine etwaige Urlaubspause – gerade in wechselhaften Zeiten wie diesen ist eine gute Kommunikation besonders wichtig. Anregungen zur Patientenkommunikation in wechselhaften Zeiten finden Sie auch in unserem Artikel > Tipps zur Patientenkommunikation in Krisenzeiten.

Behandlungseinheiten und andere Geräte optimal außer Betrieb nehmen

Bereiten Sie auf jeden Fall die Geräte korrekt auf die Praxisschliessung vor. Behandlungseinheiten, Autoklaven, Desinfektor, Steri und andere Geräte können nicht einfach ausgeschaltet werden, sondern müssen immer entsprechend der Herstellerinformationen außer Betrieb gesetzt werden.

Wie das geht und was Sie sonst noch beachten sollten, wenn Sie Geräte für einige Zeit nicht nutzen, haben wir in einem eigenen Artikel für Sie zusammengefasst > So nehmen Sie Behandlungseinheiten und andere Geräte außer Betrieb. Hier finden Sie auch praktische Checklisten zum Download. 

Bei längeren Praxisschließungen sollte sich jemand um die Geräte kümmern und regelmäßig Wasser durchlaufen lassen. Diese Aufgabe übernimmt bei Bedarf auch ein Mitarbeiter aus dem Technischen Service für Sie. Denn während Standzeiten, zumal im Sommer,  finden Biofilme und Bakterien beste Bedingungen für Wachstum und Vermehrung in der Praxis vor. Eine ungenutzte Leitung mit abgestandenem Wasser ist dann eine richtige Brutstätte für pathogene Keime. Die Urlaubszeit (und auch ein langes Wochenende) stellt daher ein Risiko für mikrobielle Kontaminationen dar.

Einbruchschutz und Sicherheit der Zahnarztpraxis vor dem Urlaub prüfen

Der Schutz der Praxis vor einem Einbruch umfasst viele Dinge. Einfach und wirksam ist beispielsweise die Zeitschaltuhr für Rollläden und Praxisbeleuchtung, die einen Praxisbetrieb oder zumindest die Anwesenheit von Mitarbeitern vortäuscht.

Auch mechanische Sicherungen an Fenstern und Türen wirken effektiv gegen ungewollte Gäste. Eine professionelle Einbruchmeldeanlage meldet einen Einbruch bei einem beauftragen Wachschutz.

Alternative oder Ergänzung sind Überwachungskameras, die bei einer Bewegung automatisch starten. Über spezielle Apps wird dann die bestimmte Person (z. B. Wachschutz, Hausmeister) informiert, die Live-Bilder verfolgen kann.

Wer sich umfassender informieren will: in vielen Städten bietet die örtliche Polizei Schulungen zum Thema Einbruchschutz an.

Ist keine Sicherheitstechnik vorhanden, informieren Sie aufmerksame Nachbarn Ihrer Praxis über Ihren Urlaub und geben Sie Ihre Mobilnummer weiter.

Umgang mit Verbrauchsmaterialien während der Urlaubspause organisieren

Im Sinne eines materialgerechten und schonenden Umgangs sollten auch die Verbrauchsmaterialien entsprechend urlaubsfit gemacht werden.

Informieren Sie sich in den Herstellerinformationen z. B. darüber, wie lange die Haltbarkeit eines angebrochenen Materials ist und wie die richtige Lagerung erfolgen sollte.

Gegebenenfalls müssen angebrochene Materialien auch entsorgt werden. Planen Sie schon vor dem Urlaub die Verbrauchsmaterialien ein, die am ersten Tag in der Praxis benötigt werden.

Bedenken Sie, dass eine unsachgemäße oder zu lange Lagerung die Qualität vieler Materialien deutlich beeinträchtigen kann. 

Und was müssen Zahnarztpraxen bedenken, wenn sie aus dem Urlaub wieder kommen?  

Unsere Checkliste: Behandlungseinheiten nach Pausen wieder in Betrieb nehmen hilft Ihnen, die Geräte nach längeren Standzeiten ohne Probleme wieder hochzufahren. Damit Sie nicht nur gut erholt, sondern auch ohne technische Probleme in den Praxisalltag zurück kehren können. 

Und, haben Sie an alles gedacht? Dann genießen Sie die Ferien. Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team einen schönen Urlaub mit erholsamen Tagen und danach einen entspannten Einstieg in den Praxisalltag.

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