Mitarbeiterführung Zahnarztpraxis

Mitarbeiterführung in der Zahnarztpraxis: Frank Caspers zeigt wie’s geht!

Die Mitarbeiterführung gehört heute mit zu den wichtigsten Aufgaben von niedergelassenen Zahnärzten – denn gute und zufriedene Mitarbeiter sind einer der Grundpfeiler für den Erfolg der Zahnarztpraxis.  Frank Caspers, Trainer und Coach, stellt in diesem Artikel dar, wie man durch wirkungsvolle Führung die eigenen Mitarbeiter motivieren kann.

 

  1. Gemeinsame Werte – Grundlage für ein starkes Praxisteam
  2. Checkliste und Tools: Personalführung in der Zahnarztpraxis
  3. Motivation der eigenen Praxismitarbeiter in 5 Schritten

Gemeinsame Werte – Grundlage für ein starkes Praxisteam

Ein wichtiger Punkt der Mitarbeiterführung sind die gemeinsamen Werte des Praxisteams. Die Bedeutung von Praxiswerten wird oftmals unterschätzt. Im ersten Teil dieses Artikels zur Mitarbeiterführung in der Zahnarztpraxis erläutert Frank Caspers, wie Sie gemeinsame Werte ermitteln sie diese für eine effektive Personalführung nutzen können.

„Wenn du kein iPhone hast, hast du kein iPhone“ lautete der Werbeslogan der Firma Apple im Jahr 2011. Seit der Einführung des ersten Modells kann Apple die größte Kundenzufriedenheit in einem sehr umkämpften Markt vorweisen. Menschen übernachten tagelang in Zelten vor den Stores, um so schnell wie möglich das neueste Modell zu besitzen. Und all das für ein sicherlich gutes Telefon, das aber nachweislich nicht das beste verfügbare Modell ist, und das neben seinen Stärken auch genauso deutliche Schwächen und Einschränkungen aufweist.

Weshalb schreibt das iPhone von Apple trotzdem so eine Erfolgsgeschichte – und was können wir für die eigene Praxis daraus lernen?

Der Autor und Unternehmensberater Simon Sinek hat in seinem inspirierenden TED Talk „How Great Leaders inspire Action“ eine Antwort auf diese Frage geliefert, die äußerst einfach nachzuvollziehen und umzusetzen ist.

Es gilt laut Sinek die drei folgenden Fragen zu beantworten:

  • Was tun wir?
  • Wie tun wir es?
  • Warum bzw. wofür tun wir es?

Erfolgreiche Menschen und Unternehmen denken und kommunizieren von innen nach außen. Sie beginnen mit der Frage nach ihrem WHY, also ihren Werten und Überzeugungen, und sorgen dadurch für Inspiration, Handlungsbereitschaft und Loyalität.

The Golden Circle - Mitarbeiterführung und Mitarbeitermotivation

Die Erklärung dafür ist biologischen und nicht psychologischen Ursprungs – denn die WHAT-Ebene korrespondiert mit dem Neocortex, unserem komplexen, abstrakten Denkvermögen.

Unsere Handlungen und Gefühle (wie z.B. Vertrauen und Loyalität) sitzen jedoch im limbischen System, welches direkt mit den Ebenen des HOW und des WHY zusammenhängt und keine Kapazitäten für Sprache aufweist.

Dauerhafter Erfolg entsteht nur dann, wenn wir mit Menschen zusammenarbeiten, die an das glauben, woran wir glauben.

Die eigene Praxis als Wertegemeinschaft in eine strahlende Zukunft führen

Ein gemeinsames WHY dient Ihrer Zahnarztpraxis sowohl als stabiles Fundament als auch als richtungsweisender Fixstern, der dem Team konstant zur Orientierung dient. Denn die geteilten Werte fördern das Gefühl von Zugehörigkeit, schaffen Identität und Sinn und reduzieren die Komplexität in der Kommunikation. Dadurch gelingt die Positionierung nach außen und die Entwicklung von Kommunikationskonzepten innerhalb der Praxis wesentlich schneller und einfacher.

Je konsequenter die gemeinsamen Werte in einer Praxis gelebt werden, umso intensiver ziehen Sie die richtigen Mitarbeiter und loyale Patienten an. Patienten, die selbst dann zu Ihnen kommen, wenn eine Kollegin oder ein Kollege für sie einfacher oder bequemer erreichbar ist und sie vielleicht sogar günstiger behandelt.

Praxis-Werte ermitteln - Schritt für Schritt
Werte ermitteln – Schritt für Schritt

Und für Mitarbeiter, die aufgrund geteilter Werte in Ihrer Praxis arbeiten, für die nicht die Stunden in der Praxis zählen, sondern der Beitrag, den Sie zum Wertschöpfungsprozess leisten. Insbesondere für die kommenden Generationen geht es nicht mehr um den Tausch von Geld gegen Freizeit, sondern um Flexibilität, Nachhaltigkeit und Sinn. Nicht zuletzt deshalb werden sich sämtliche Unternehmen zu Wertegemeinschaften entwickeln. Sorgen Sie früh genug dafür, dass Sie Ihre Praxis in eine strahlende Zukunft führen – mit den passenden Mitarbeitern und loyalen Patienten.

Im Dokument „Werte ermitteln – Schritt für Schritt„, dass Sie hier herunterladen können, finden Sie hilfreiche Anregungen, wie Sie die gemeinsamen Werte in Ihrer Praxis ermitteln können, um nur noch die passenden Mitarbeiter und loyale Patienten anzuziehen.

 

Zahlreiche Zahnarztpraxen müssen sich von Mitarbeitern trennen, weil diese nicht in die Wertgemeinschaft (das Team) passen. Hierfür gibt es den treffenden Ausspruch „hired for skills, fired for personality“.

Wie war das bei dem letzten Mitarbeiter, von dem Sie sich trennen mussten?

 

Checkliste und Tools: Personalführung in der Zahnarztpraxis

Im arbeitsintensiven Praxisalltag fehlt Zahnärztinnen und Zahnärzten häufig die Zeit, sich intensiver  mit den Aufgaben der Mitarbeiterführung auseinander zu setzen. Im zweiten Teil unseres Artikel hat Frank Caspers deshalb die in seinen Augen wichtigsten Aspekte erfolgreicher Personalführung in einer Checkliste zusammengefasst.

Ein gesundes Arbeitsumfeld sollte gemäß dem Modell des Medizinsoziologen Aaron Antonovsky drei Aspekte ausbalancieren: Sinnhaftigkeit, Verstehbarkeit und Bewältigbarkeit. In der nachfolgenden Checkliste sind diese Punkte in allen Bereichen berücksichtigt und helfen Ihnen dabei, die eigene Gesundheit und die Ihres Teams zu begünstigen.

Unterhalb der Checkliste finden Sie zum Download noch zwei Dokumente als hilfreiches Werkzeug für Ihren Alltag als Führungskraft: einen Gesprächsleitfaden für ein Jahresgespräch sowie die Grundsätze wirksamer Führung, Führungsaufgaben und Führungswerkzeuge nach Fredmund Malik.

Personalführung in der Zahnarztpraxis: Eine Checkliste

Klarheit

  • Kennt jedes Teammitglied seine Ziele und die Ziele der Praxis?
  • Gibt es ein wertebasiertes Leitbild für die Praxis?
  • Ist eine verbindliche Unternehmenskultur mit dem Team erarbeitet worden? (Regeln, Umgangsformen, Konfliktmanagement, Kommunikationskanäle, etc.)
  • Kann jedes Teammitglied seine Aufgaben und meine Erwartungen klar benennen?
  • Haben wir ein eindeutig definiertes Praxiskonzept, das wir gemeinsam leben?

Fokussierung

  • Nutzen und entwickeln wir individuelle Stärken als Grundlage des Teamerfolgs?
  • Leben wir eine Fehlerkultur, die uns ermöglicht, konstant besser zu werden?
  • Erleben wir in der Zusammenarbeit Verbundenheit und Wertschätzung?
  • Lebe ich jeden Tag positives Denken vor?
  • Bin ich im Praxisalltag stets auf die wesentlichen Dinge fokussiert?

Konsequenz

  • Führe ich mich selbst gut und reflektiere mein Führungshandeln turnusmäßig? (Mit externen Sparringspartnern, wie z.B. Kollegen, Coaches, etc.)
  • Fördere ich wechselseitiges Vertrauen und handle ich integer?
  • Stelle ich mich der Verantwortung, mein Team und die Praxis weiter zu entwickeln?
  • Betreibe ich systematisch und zukunftsorientiert Personalauswahl und – entwicklung?
  • Treffe ich rechtzeitig und entschlossen notwendige Entscheidungen?

Die gesamte Aufzählung der wichtigsten Aspekten guter Personalführung finden Sie hier noch einmal als Download: Checkliste: Personalführung in der Zahnarztpraxis

Leitfaden für ein gelungenes Jahresgespräch in der Zahnarztpraxis

Leitfaden: Mitarbeiter-Jahresgespräch
Leitfaden: Mitarbeiter-Jahresgespräch
Grundsätze, Aufgaben und Werkzeuge wirksamer Führung
Grundsätze und Werkzeuge wirksamer Führung

Ein Jahresgespräch mit Ihren Mitarbeitern zu führen ist ein wichtiger Bestandteil einer guten Personalführung. Um hierbei alles richtig zu machen, hat Ihnen Frank Caspers einen Leitfaden für ein gelungenes Jahresgespräch erstellt.

Anhand von sechs Fragen können Sie mit diesem Leitfaden jedes Personalgespräch mit den Mitarbeitern Ihrer Zahnarztpraxis oder Ihres Labors ganz einfach strukturieren und sich ganz auf das Zuhören konzentrieren.

Wenn Sie sich darüber hinaus mit Ihrer Rolle und Wirkungsmacht als Führungskraft  beschäftigen wollen, empfehlen wir auch die zweite Übersicht von Frank Caspers. Das Dokument enthält eine Übersicht über die Grundsätze, Aufgaben und Werkzeuge wirksamer Führung nach Prof. Dr. Fredmund Malik.

Prof Malik ist ein renommierter Wirtschaftswissenschaftler, Autor zahlreicher Schriften zu Managementtheorien und zur Personalentwicklung und hat sich intensiv mit den Fragen effektiven Managementhandelns auseinandergesetzt.

Ein Tipp aus der Praxis für Ihre Praxis zum Thema Personalauswahl:

Wenn Sie jemand Neues für Ihr Team suchen und integrieren wollen, lassen Sie das bestehende Team die Einarbeitung bzw. ein Probearbeiten gestalten und auch die Entscheidung treffen – denn wenn Ihr Team sich nicht vorstellen kann, mit der Kollegin bzw. dem Kollegen zu arbeiten, ist eine belastete Atmosphäre und letztlich ein Misserfolg vorprogrammiert.  (Frank Caspers)

 

Motivation der eigenen Praxismitarbeiter in fünf Schritten

Die Motivation der Praxismitarbeiter spielt eine Schlüsselrolle für den Praxiserfolg. Sie prägt die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft jedes einzelnen Mitarbeiters genauso wie das Funktionieren des gesamten Praxisteams. Im dritten Teil unseres Artikels kommt Frank Caspers auf den Aspekt zu sprechen, der besonders viele Praxisinhaber interessiert: Die Motivation. Er zeigt auf, wo die Herausforderungen bei der Motivation des Praxisteams liegen und welche Schritte notwendig sind, um erfolgreich zu führen und zu motivieren.

Der „FIFA Trainer des Jahres 2019“ Jürgen Klopp ist bekannt für seine Fähigkeiten, seine gesamte Mannschaft und jeden Spieler als Individuum zu Höchstleistungen zu motivieren. Auf mögliche Geheimnisse oder Tricks bei seiner Arbeit angesprochen sagte er:

Wer motivieren und führen will, muss den anderen zuerst verstehen – und dann individuell auf ihn eingehen. Es geht um maßgeschneiderte Zuwendung statt um Gleichbehandlung.

Jürgen Klopp

Persoenlichkeitsprofil(c)LUXXunited GmbH
Muster LUXX Profil (c)LUXXunited GmbH

Um diesem Anspruch gerecht zu werden, arbeitet der Erfolgstrainer von Anfang an mit einem professionellen Analyse-Instrument. Die Ergebnisse liefern ihm eine solide Grundlage für seine Arbeit. Im Rahmen einer individuellen Persönlichkeitsanalyse (siehe nebenstehende Grafik) wird anhand von 16 Lebensmotiven  gemessen, wonach und in welchem Umfang die Teammitglieder streben. Die individuellen Ausprägungen sind so individuell wie die Persönlichkeit eines jeden einzelnen Spielers – so, wie in Ihrer Praxis.

 

Das Verfahren gliedert sich idealtypisch in die folgenden fünf Schritte:

Schritt 1: Entdecken

Was sind meine Antreiber? Wonach strebe ich?

> Im ersten Schritt gilt es zu ermitteln, wonach und in welchem Umfang ich strebe.

  • Jedes Teammitglied erhält eine strukturierte Anleitung zur Selbstreflektion!

Schritt 2: Annehmen

Was kann ich durch meine Motive besser als andere? Welche Dinge geben mir Energie?

> Jetzt gilt es, die eigenen Motive anzunehmen und als Stärken zu erkennen.

  • Die Motive werden im Team besprochen – für mehr Verständnis füreinander!

Schritt 3: Gestalten

Wie kann ich mein Umfeld ändern, um meine Motive besser ausleben zu können?

> Hier gilt es, ein Umfeld zu gestalten, das es mir ermöglicht, meine Motive zu leben.

  • Jetzt werden optimale Strukturen und Zuständigkeiten für die Praxis geschaffen!

Schritt 4: Ausleben

Worauf muss ich achten, um meine Werte bestmöglich leben zu können?

> Die neuen Strukturen und Abläufe werden erprobt, gelebt und angepasst.

  • Nun entwickeln sich die neuen Zuständigkeiten zu Automatismen!

Schritt 5: Überprüfen

Was kann ich verändern, für eine bessere Übereinstimmung zwischen Soll und Ist?

> Jetzt gilt es, auftretende Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen.

  • Abläufe, Strukturen und Aufgaben werden weiterhin motivbasiert optimiert!

 

Motive, Stärken und Talente erkennen: Glückliche Mitarbeiter als Ziel

In diesem Prozess liegt der Anfang immer bei mir selbst – unabhängig davon, ob ich dafür Instrumente der Personalanalyse einsetze oder versuche, die Motivlage meines Teams auf der Grundlage von Gesprächen und bisherigen Erfahrungen einzuschätzen. Nur wenn ich meine eigenen Motive reflektieren kann, bin ich in der Lage individuelle Motive wertungsfrei anzunehmen, und sie nicht durch die Brille meines eigenen Weltbildes direkt als gut oder schlecht zu bewerten.

Praxismitarbeiter Motivieren Übersicht
Beruflich relevante Motive

Durch die Anpassungen des Praxisbetriebes an die persönlichen Motive, Stärken und Talente der Teammitglieder und eine Kommunikation mit mehr Verständnis füreinander transportieren Sie die größtmögliche Wertschätzung. Dadurch können Sie zu einhundert Prozent auf die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen eingehen. So schaffen  Sie ideale Voraussetzungen für motiviertes, zufriedenes und somit auch gesund erhaltendes Arbeiten.

Natürlich können Menschen auch gegen ihre Motive handeln. Allerdings gibt es laut der Weltgesundheitsorganisation (WHO) keine größere Stressbelastung, als dauerhaft entgegen seiner eigenen Motive und Überzeugungen zu handeln. Das Ziel der Motivarbeit ist es,  nicht nur motiviert(er) zu handeln und vorhandene Stärken zu nutzen, sondern einen Weg zu echtem Werteglück aufzuzeigen. Glückliche Mitarbeiter leisten definitiv mehr, als Unglückliche!

Falls Sie ohne den Einsatz der professionellen Werteanalyse vorgehen wollen, ist das nebenstehende Dokument sicher hilfreich. Es erläutert die beruflich relevantesten Motive und ihre Relevanz und gibt eine gute erste Orientierung. Das Dokument ersetzt jedoch keinesfalls das wissenschaftliche Analyseverfahren mit zwei- bis dreistündiger Auswertung ausschließlich durch einen zertifizierten Master.

Frank Caspers

Über den Autor

Frank Caspers (Lisa Treusch Photography)

Frank Caspers hat bereits in seiner Jugend als international erfolgreicher Leistungssportler die Strategien, Prinzipien und Mechanismen, die hinter jedem Erfolg stehen, verinnerlicht. Sein breites Erfahrungsspektrum, sein fundiertes Wissen und seine analytischen Fähigkeiten setzt er nun schon seit über einem Jahrzehnt gewinnbringend als Persönlichkeits- und Mentaltrainer für seine Kunden in der dentalen Welt ein.

Er begleitet einzelne Zahnärztinnen & Zahnärzte, ganze Praxisteams und ist auch bei renommierten Herstellern immer wieder zur Unterstützung als Trainer, Coach und Speaker gefragt. Der Diplom-Pädagoge bringt seine Klienten mit leidenschaftlichem Engagement dazu, ihre individuellen Ziele durch die richtigen Handlungen in messbare Ergebnisse zu verwandeln. Weitere Informationen zu Frank Caspers finden Sie unter frankcaspers.de.