Zahnarztpraxis-Management: Tipps für Zahnärzte und ihre Mitarbeiter
Das Management gehört zu den wichtigsten Aufgaben von Praxisinhabern. Zahnärzte mit eigener Praxis sind nicht nur Mediziner und Berater ihrer Patienten, sondern auch Unternehmer, Führungskräfte und Prozessoptimierer. Und ebenso übernimmt das Praxis-Team eine zentrale Management in der Umsetung und Verbesserung dieser Aufgaben ein.
Im Henry Schein MAG finden Praxisinhaber und -mitarbeiter eine Reihe aktueller Ratgeber und Beiträge rund um die Themen Mitarbeiterführung und Personalmanagement, Personalsuche für die Zahnarztpraxis, Praxisprozesse, Patientenkommunikation, IT-Management, Umsetzung der MDR im Praxislabor, aber auch Themen wie Umweltschutz in der Zahnarztpraxis und Work-Life-Balance.
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Personalsuche: Mehr als nur eine Stellenanzeige
Die Personalsuche in der ZAhnarztpraxis beginnt mit einer klaren Definition der benötigten Rollen und der erforderlichen Qualifikationen. Im zweiten Schritt gilt es, mit der Stellenanzeige die notwendige Reichweite in der Zielgruppe zu erzielen – kein leichtes Unterfangen, angesichts des Fachkräftemangels und der Vielzahl an dentalen Stellenbörsen und Personalberatern am Markt.
Sobald Bewerbungen vorliegen, beginnt der Entscheidungsprozess – auf beiden Seiten. Jetzt ist eine sehr schnelle und sehr aufmerksame Kommunikation gefragt, denn in der Regel haben Fachkräfte mehrere Bewerbungen laufen. Probearbeitstage, sogenannte Hospitationen, können dabei helfen, besser zu beurteilen, ob die Praxis und das Team und die neue Person gut zusammenpassen.
Wichtig: die Personalsuche endet nicht mit dem Arbeitsvertrag. Eine wertschätzende Kommunikation schon vor dem ersten Arbeitstag, eine herzliche Begrüßung in der Praxis und klare Verantwortlichkeiten im Team bei der sorgfältig geplanten Einarbeitung sind Voraussetzung dafür, dass der Start gelingt und „die Neue“ nicht schon in der Probezeit kündigt.
Personalführung und Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg
Ein zentraler Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg einer Zahnarztpraxis ist das Personal. Doch wie gelingt die Mitarbeiterführung?
Durch Zuhören! Praxischefs sollten genau hinhören, wenn ihre Mitarbeiter Wünsche, Fragen oder Bedenken äußern, um mögliche Missstimmungen frühzeitig zu erkennen und aufzulösen. Dazu ist eine anhaltende, offene Kommunikation notwendig.
Andersherum ist auch die Wertschätzung ein wichtiges Instrument der Personalführung – sowohl finanzieller als auch emotionaler Natur. Ein konkurrenzfähiges Gehalt und gute Sozialleistungen sind betriebswirtschaftlich gesehen häufig sinnvoller investiert als die Kosten in einen Personalwechsel.
Darüber spielen Respekt, Zusammenhalt, Klarheit in der Rollenverteilung und die individuelle Anerkennung der jeweiligen Leistung eine wichtige Rolle für die > Mitarbeiterbindung in der Zahnarztpraxis. Nur durch ein gute Verhältnis innerhalb des Teams und zu den Führungskräften lässt sich eine hohe Fluktuation im Team vermeiden.
Das Personal ist mit Abstand der höchste Kostenblock in der Zahnarztpraxis und zugleich eindeutig die knappste Ressource am Markt, denn es wird immer schwieriger gutes und motiviertes Fachpersonal zu bekommen. Umso wichtiger ist es, dass sich Zahnarztpraxen als attraktiver Arbeitgeber positionieren.
– Michael Hage
Leiter Henry Schein Financial Services
Praxismarketing für die Zahnarztpraxis
Eine gute Kommunikation braucht es aber selbstverständlich auch in Richtung Patienten. Damit ist zum einen eine ausführliche Aufklärung gemeint, die hilft, ein Vertrauensverhältnis zwischen Praxis und Patient aufzubauen, und oftmals zu einer höheren Akzeptanz der Therapievorschläge führt.
Zum anderen zählt zur Patientenkommunikation in der Zahnarztpraxis auch das aktive Verkaufen von (privaten) Leistungen. Im direkten Gespräch und auf den diversen Praxismarketingkanälen. Wichtig ist hierbei, dass die gesamte Praxis eine Sprache spricht und einheitliche Aussagen trifft. Bekommt der Patient von verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Informationen zu ein und derselben Leistung, wirkt das schnell unprofessionell. Der Patient bleibt verwirrt zurück und entscheidet sich im Zweifel gegen die Leistung.
Praxismarketing und Kommunikation sollten daher unbedingt als Teil des Praxismanagements mit unmittelbarem Effekt auf den Praxisumsatz wahrgenommen werden.
Durch die Vorteile der Digitalisierung lässt sich die Patientenkommunikation dabei deutlich effizienter gestalten. Sowohl beim Patientengespräch in der Praxis (z. B. unter Zuhilfenahme von Tablet und Intraoralscanner) als auch bei der Ansprache über das Internet (via Praxiswebsite, Messenger-Dienste oder Social Media).
Effiziente Waren- und Materialwirtschaft in der Zahnarztpraxis
Ein weiterer wichtiger Faktor im Praxismanagement, der sich ebenfalls ganz unmittelbar auf die Wirtschaftlichkeit der Zahnarztpraxis auswirkt, ist die Materialwirtschaft oder Warenwirtschaft. Hierbei ist nicht nur eine gute Materialverwaltung ganz entscheidend, mit der man die Bestände stets im Blick behält, sondern auch eine intelligente Anbieterwahl.
Es ist es zum Beispiel wenig sinnvoll, sich durch Sonderangebote zu einem häufigen Anbieterwechsel verleiten zu lassen, wenn auf lange Sicht die vielen kleinen Bestell-, Versand- und Abrechnungsvorgänge mehr Kosten verursachen als die anfänglichen Einsparungen. Stattdessen ist es in der Regel kostengünstiger, mit ein oder zwei Lieferanten Konditionen für den jährlichen Materialeinkauf auszuhandeln.
Auch sollten die Bestellung von Produkten und die Warenwirtschaft so schnell und einfach wie möglich funktionieren. Moderne Anbieter wie Henry Schein haben deshalb in ihren Online-Shops eine Scanner-Funktion integriert. Räumlich unabhängig vom Computer können Praxismitarbeiterinnen und Praxismitarbeiter einfach mit einem mobilen Barcode-Scanner die benötigten Produkte im Lager oder aus dem Katalog scannen und die Daten schnell und unkompliziert in unseren Online-Shop übertragen.
So muss niemand mehr mit Papier und Bleistift durchs die Zahnarztpraxis laufen und Produktbestellungen notieren. Und das beste: Wenn Sie mit einem Warenwirtschaftssystem (z.B. DOCma®) arbeiten, gibt es bereits eine Bestellschnittstelle zum Shop. Weiterer Vorteil für Praxen mit Labor oder eigener CAD/CAM-Fertigung auch für die effiziente Umsetzung der MDR im Praxislabor bietet DOCma eine Lösung.
Gerätewartung unter Aspekten der Wirtschaftlichkeit
Gerätewartungen gelten oft als lästiges und teures Übel. Unterm Strich zeigt sich aber ein anderes Bild: regelmäßige Wartungen und Prüfungen reduzieren das Risiko für Störfälle und unvorhergesehene Betriebsunterbrechungen durch plötzliche Defekte.
Und auch die Wartung kann aus betriebswirtschaftlicher Sicht optimiert werden: Statt für jeden Wartungstermin oder plötzlich auftretende Defekte immer wieder den Techniker zu rufen und einen Kostenaufschlag für Sofort-Reparaturen zu zahlen, empfiehlt sich der Abschluss eines Wartungsvertrags. Das spart in Summe nicht nur Kosten, sondern erleichtert der Praxis auch erheblich den Arbeitsalltag, weil der Technische Service den Überblick über die Fristen behält und Verschleißteile an den Geräten rechtzeitig austauscht. Das vermeidet unnötige Störungen und gewährleistet gleichzeitig den dauerhaften Werterhalt der Geräte.
Qualitätsmanagement und Hygiene
Die unternehmerischen Anforderungen an Zahnarztpraxen steigen derzeit besonders im Bereich von Qualitäts- und Hygienemanagement. Nicht nur unvorhergesehene globale Ereignisse wie etwa die Corona-Pandemie, sondern auch gesetzliche Veränderungen wie zum Beispiel die MDR stellen Zahnarztpraxen immer wieder vor neue Herausforderungen. Behördliche Kontrollen werden strenger und der Spielraum zur Auslegung von Richtlinien immer kleiner.
Wer es bis jetzt noch nicht getan hat, sollte deshalb dringend seine Praxismanagement-Prozesse in QM und Hygiene prüfen, um möglichst rechtssicher zu agieren. Andernfalls können mitunter finanzielle Konsequenzen drohen, etwa durch Bußgelder oder gar eine Praxisschließung.
Um QM-Richtlinien in der Praxis korrekt umzusetzen, braucht es die entsprechenden Kenntnisse und klare Verantwortlichkeiten. Eine regelmäßige Schulung der betreffenden Mitarbeiter ist daher eine wichtige Maßnahme.
Gleiches gilt für ein effizientes Hygienemanagement. Dreh- und Angelpunkt ist hierbei der praxisindividuelle Hygieneplan als zentraler Dokumentationsort für alle Anweisungen rund um die Praxishygiene. Er muss den Mitarbeitern zugänglich gemacht und von ihnen entsprechend umgesetzt werden. So hält die Praxis nicht nur das Infektionsrisiko für Patienten und Team gering, sondern sichert sich gleichzeitig für eventuelle hygienische Praxisbegehungen ab.
Fortbildungen rund um Kommunikation und Praxismanagement
Möchten Sie ihre kommunikativen und organisatorischen Kompetenzen ausbauen? Oder sind Sie für die Personalentwicklung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der Suche nach der passenden Weiterbildungsmöglichkeit?
In der Fortbildungsdatenbank von Henry Schein sind Schulungen und Seminare zu vielen Teilbereichen des Praxismanagements im ganzen Bundesgebiet verzeichnet.
