Checkliste Praxisurlaub: Zahnarztpraxis optimal vorbereiten
Endlich Sommerferien! Auch einige Zahnarztpraxen werden in diesem Sommer für einige Zeit schliessen oder zumindest den Betrieb reduzieren, um eine wohlverdiente Auszeit einzulegen
Doch bevor es losgeht, gilt es einiges zu beachten, damit Inhaber und Praxisteam entspannt in den Uraub gehen können und es auch nach der Betriebpause keine unliebsamen Überraschungen gibt.
Die nachfolgende "Checkliste Praxisurlaub" gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte bei der Vorbereitung einer Zahnarztpraxis für den Urlaub. Auf einige wichtige Punkte gehen wir anschliessend detaillierter ein.
So bricht am letzten Tag keine Hektik aus, sondern die Urlaubsvorfreude kann mit dem ganzen Praxisteam gut vorbereitet genossen werden.
Checkliste: Zahnarztpraxis für den Urlaub vorbereiten
Kommunikation: Praxisurlaub bekannt machen
- Praxisurlaub rechtzeitig mit Mitarbeitern absprechen
- Praxisvertretung suchen
- Patienten über Praxisurlaub und Vertretung informieren (Aushang über Praxisschliessung, Handzettel, Website, Facebook, Praxisschild)
- Absprache mit Dentallabor und Fachhandelspartner
- Anrufbeantworter besprechen
- Abo-Service (Zeitungs-, Blumen-, Lunchlieferung etc.) aussetzen
Hygiene in der Zahnarztpraxis während der Praxisschließung
- Behandlungseinheiten und andere Geräte fachgerecht außer Betrieb nehmen
- Medizinprodukte aufbereiten
- Reinigungskraft informieren, gegebenenfalls Grundreinigung vereinbaren
- Im Ionenaustauscher bei längeren Standzeiten Kartuschen austauschen lassen, da sich auch hier die Keime vermehren können
- Inbetriebnahme der Praxis nach dem Urlaub vorbereiten
Organisatorische Fragen rund um den Praxisurlaub
- Umgang mit Verbrauchsmaterialien organisieren
- Hand- und Winkelstücke zur Wartung einschicken
- Praxiswäsche zur Wäscherei
- Einbruchschutz der Praxis prüfen
- Postlagerung veranlassen
- Lebensmittel aus Kühlschrank entnehmen
- Blumendienst organisieren
Praxisurlaub mit Mitarbeitern besprechen
Während der Schulferien im Sommer geht es in Zahnarztpraxen oft ruhig zu. Einige Praxisinhaber machen deshalb in dieser Zeit Betriebsferien.
Doch spontan zu entscheiden: „Ich schließe die Praxis einfach zu“, ist aus Sicht des Arbeitsrechts nicht so einfach. In der Regel müssen Betriebsferien bereits zum Jahresbeginn angekündigt werden. Denn Betriebsferien sind für einige Mitarbeiter eine ungewünschte Zwangspause, bei der die Freiheit der eigenen Urlaubsplanung eingeschränkt wird.
Grundsätzlich obliegt dem Praxisinhaber das Direktionsrecht Betriebsferien anzuordnen, während die Praxis geschlossen ist. Idealerweise ist im Arbeitsvertrag eine Klausel zu Betriebsferien verankert.
Es gilt: Der Arbeitgeber kann über drei Fünftel des Jahresurlaubs verfügen – wann und wie er die restlichen Tage nehmen möchte, bleibt dem Mitarbeiter überlassen. Bei 25 Urlaubstagen darf der Praxisinhaber demnach maximal 15 Tage für den Betriebsurlaub verplanen.
Um den Mitarbeiter Planungssicherheit zu geben, muss der Betriebsurlaub zu Beginn des Urlaubsjahres festgelegt sein. Es geht aber nicht nur um die Rechte als Arbeitgeber sondern auch um Personalführung und Mitarbeitermotivation, kurz: Um die Frage, ob ein Praxisinhaber als faire und verlässliche Führungskraft wahrgenommen werden möchte. Deshalb gilt: Es empfiehlt sich nicht nur, die Pläne für einen Betriebsurlaub rechtzeitig im Praxisteam bekannt zu geben, sondern auch zu besprechen und mögliche Einwände ernst zu nehmen.
Praxisvertretung suchen und finden
Laut Berufsrecht ist der niedergelassene Zahnarzt verpflichtet, für eine Vertretung zu sorgen, wenn die Praxis während der Sprechzeiten geschlossen ist.
Der rechtlich sicherste Weg ist es, sich durch einen niedergelassenen Kollegen vertreten zu lassen. In dem Fall wird der Behandlungsvertrag zwischen dem Vertreter und dem Patienten geschlossen. Die Leistungen werden über den Vertreter abgerechnet. Diese Art der Vertretung ist nicht anzeige- oder genehmigungspflichtig.
Wichtig ist jedoch, dass Sie Ihre Patienten über Namen, Anschrift und Telefonnummer informieren. Dies kann z. B. über Handzettel geschehen, die im Vorfeld verteilt werden. Zudem sind während der Urlaubszeit ein Aushängeschild sowie eine entsprechende Ansage auf dem Anrufbeantworter mit den notwendigen Informationen angeraten. Auch ein Hinweis auf der Website kann für den Patienten hilfreich sein.
Informieren Sie Ihre Patienten über die Praxisvertretung und eine etwaige Urlaubspause - in wechselhaften Zeiten wie diesen ist eine gute Kommunikation besonders wichtig.
Checklisten: Behandlungseinheiten und andere Geräte optimal außer Betrieb nehmen
Bereiten Sie alle Geräte in der Zahnarztpraxis korrekt auf die Praxisschliessung vor. Behandlungseinheiten, Autoklaven, Desinfektor, Sterilisationen und andere Geräte können nicht einfach ausgeschaltet werden, sondern müssen immer entsprechend der Herstellerinformationen außer Betrieb gesetzt werden. Das gilt insbesondere für Geräte mit wasserführenden Elementen, und um so mehr, wenn die Temperaturen steigen.
Denn während Standzeiten finden Biofilme und Bakterien beste Bedingungen für Wachstum und Vermehrung in der Praxis vor. Eine ungenutzte Leitung mit abgestandenem Wasser ist dann eine richtige Brutstätte für pathogene Keime. Die Urlaubszeit (und auch ein langes Wochenende) stellt daher ein Risiko für mikrobielle Kontaminationen dar.
Wie das geht und was Sie sonst noch beachten sollten, wenn Sie Geräte für einige Zeit nicht nutzen, haben wir in einem eigenen Artikel für Sie zusammengefass. Hier finden Sie auch praktische Checklisten zum Download.
Bei längeren Praxisschließungen sollte sich jemand um die Geräte kümmern und regelmäßig Wasser durchlaufen lassen. Diese Aufgabe übernimmt bei Bedarf auch ein erfahrener Dentaltechniker aus dem Technischen Service für Sie.
Umgang mit Verbrauchsmaterialien während der Urlaubspause organisieren
Im Sinne eines materialgerechten und schonenden Umgangs sollten auch die Verbrauchsmaterialien entsprechend urlaubsfit gemacht werden. Informieren Sie sich in den Herstellerinformationen z. B. darüber, wie lange die Haltbarkeit eines angebrochenen Materials ist und wie die richtige Lagerung erfolgen sollte.
Gegebenenfalls müssen angebrochene Materialien auch entsorgt werden. Planen Sie schon vor dem Urlaub die Verbrauchsmaterialien ein, die in den ersten Tagen in der Praxis benötigt werden. Bedenken Sie, dass eine unsachgemäße oder zu lange Lagerung die Qualität vieler Materialien deutlich beeinträchtigen kann.
Und was müssen Zahnarztpraxen bedenken, wenn sie aus dem Urlaub wieder kommen?
Unsere Checkliste: Behandlungseinheiten nach Pausen wieder in Betrieb nehmen hilft Ihnen, die Geräte nach längeren Standzeiten ohne Probleme wieder hochzufahren. Damit Sie nicht nur gut erholt, sondern auch ohne technische Probleme in den Praxisalltag zurück kehren können.
Und, haben Sie an alles gedacht? Dann genießen Sie die Ferien. Sie und Ihr Team haben es sich in diesem Jahr besonders verdient!
Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team einen schönen Urlaub mit erholsamen Tagen und danach einen entspannten Einstieg in den Praxisalltag.
