Wartungsmanagement optimiert: Diese Praxis zeigt, wie es geht
Zahnarztpraxen gibt es viele in Berlin, gerade am Kurfürstendamm. Wer sich an dieser exklusiven Adresse durchsetzen will, muss mit einem stimmigen Konzept überzeugen.
Hanna Ebert ist das gelungen. Seit der Gründung im Jahr 2011 ist ihre charmante Altbaupraxis stark gewachsen, und im Laufe der Zeit hat die Inhaberin mehrere Mitarbeiterinnen und zwei Zahnärztinnen eingestellt.
Der Anspruch des Teams: sich viel Zeit für die zahlreichen Patienten nehmen und auf individuelle Bedürfnisse eingehen. Damit das klappt, müssen die Praxisabläufe möglichst reibungslos funktionieren. Als wichtige Voraussetzung dafür sieht Ebert Wartungen, die Ausfallrisiken merklich senken.
Die Zahnärztin hat hierfür einen besonders effizienten Prozess etabliert – nachdem sie zuvor bittere Erfahrungen sammeln musste. Die Zusammenarbeit mit Wartungstechnikern ihres ehemaligen Service-Dienstleisters war für Ebert in der Vergangenheit teils sehr enttäuschend. Der Grund: mangelhafte Qualität.
Es war oft sehr ärgerlich. Ein, zwei Tage nach der Wartung gab es plötzlich Defekte, zum Beispiel weil die Techniker vergessen hatten, O-Ringe zur Wasserabdichtung einzusetzen. Auch war es aufwendig, Termine für Wartungen und Reparaturen zu vereinbaren.
– Hanna Ebert
Zahnärztin und Praxisinhaberin
Angesichts dieser Vorfälle hat die Praxisinhaberin das Thema Wartungen und Reparaturen in ihrer Praxis neu organisiert. „Ich muss mich einfach darauf verlassen können, dass die Qualität stimmt“, betont sie.
Großen Wert legt Ebert auf Wartungsberichte, die die Ergebnisse transparent dokumentieren. Seit jeher eine entscheidende Rolle spielt in ihrer Praxis die durchdachte Planung und Organisation der Wartungstermine.
„Bei uns behandeln mehrere Zahnärztinnen parallel, daher sind unsere Abläufe eng getaktet. Wenn ein Gerät gewartet wird, können wir das jeweilige Zimmer einen halben Tag lang nicht nutzen. Die Wartungen müssen daher gut koordiniert werden und außerhalb der Behandlungszeiten stattfinden.“
Einfach ist diese Aufgabe nicht: „Es gibt irre viele Geräte, die gewartet werden müssen, und das zu unterschiedlichen Zeitpunkten.“
Die Anforderungen an Qualität, Transparenz und Planbarkeit von Wartungen waren klar definiert – die passende Lösung lieferten der Wechsel zu einem anderen Service-Dienstleister sowie der damit einhergehende Abschluss eines Wartungsvertrags.
In dem Wartungsvertrag ist für ihre Praxis über einen längeren Zeitraum festgelegt, welche Geräte wann gewartet werden müssen. Eine große Erleichterung für die Praxisorganisation.
Wir werden rechtzeitig kontaktiert, wenn eine Wartung ansteht, und können passende Termine frühzeitig organisieren. Ich finde es wertvoll, dabei Ansprechpartner zu haben, die unsere Praxis gut kennen und alle Geräte überblicken.
– Hanna Ebert
Zahnärztin und Praxisinhaberin
Zufrieden ist die Zahnärztin auch mit der Qualität. Die Wartungen würden kompetent durchgeführt. Defekte aufgrund unsachgemäßer Wartungen, wie sie beim ehemaligen Dienstleister aufgetreten seien, habe es seit dem Wechsel nicht mehr gegeben.
Modern aufgestellt hat sich die Praxis zudem beim Thema technischer Support. Um Gerätestörungen zu melden oder Ersatzteile zu bestellen, nutzen alle Mitarbeiterinnen eine App. So auch die angestellte Zahnärztin Dr. Paula Fecke, die den Mehrwert der Anwendung schätzt. Kürzlich habe zum Beispiel der Sterilisator eine Fehlermeldung angezeigt. „Anhand unseres Videos konnten die Techniker die Störung leicht nachvollziehen und uns gut helfen“, so Dr. Fecke.
Vorteilhaft ist aus Sicht der angestellten Zahnärztin auch, dass die Rückmeldungen der Techniker zeitnah und zielgerichtet erfolgen.
Es ist per App viel einfacher, das Problem zu kommunizieren. Wir müssen nicht in Warteschleifen am Telefon hängen, sondern können es direkt kanalisieren. Bei Schäden und Reparaturanfragen machen wir einfach Fotos oder Videos. Das betroffene Gerät wird dabei über einen QR-Code zugeordnet. Die Techniker kommen wirklich nur dann in unsere Praxis, wenn es nötig ist. Ansonsten geben sie uns Tipps, mit denen wir das Problem selbst lösen können. Das geht einfach und spart Kosten sowie Zeit.
– Dr. Paula Fecke
Zahnärztin
Bestens ausgestattet und gut vernetzt
Das Praxisteam nutzt die App auf mehreren Smartphones und Tablets. Mithilfe der Geräte können die Mitarbeiterinnen Serviceanfragen jederzeit einreichen.
Hilfreich dabei: Der Bearbeitungsstand wird in der App transparent angezeigt. So ist für alle Anwenderinnen klar, was gerade passiert. Alle Fäden laufen bei einerMitarbeiterin zusammen, die für App-Themen in der Praxis verantwortlich ist. „Das erleichtert die Organisation, gerade wenn neue Kollegen dazukommen“, erläutert Hanna Ebert. Insbesondere dank der intuitiven Nutzerführung gelinge es der zuständigen Kollegin schnell, neue Mitarbeiter mit der Software vertraut zu machen.
Kollegentipp: Auf Qualität und Support achten
Anderen Zahnärzten rät Ebert dazu, beim Thema Wartungen auf eine hohe Qualität und auf umfassenden Support zu achten.
„Entscheidet euch für einen Anbieter, dem ihr vertraut.“ Der falsche Weg sei, nur nach Kosten abzuwägen. Wer beim Service spare, spare an der falschen Stelle. „Wenn die Geräte plötzlich nicht mehr laufen, wissen wir alle, was uns so eine ausgefallene Praxisstunde kostet.“
Insofern ist die Zahnärztin froh darüber, dass fachgerechte Wartungen die Ausfallrisiken ihrer Praxisgeräte deutlich reduzieren und dass sie passende Wartungstermine frühzeitig mit ihrem Service-Dienstleister festlegt.
Der Prozess funktioniert, die Wartungsqualität stimmt – und bei Problemen wird uns kompetent geholfen.
– Hanna Ebert
Zahnärztin und Praxisinhaberin
