Praxisbegehung vorbereiten: Sicherheit durch externe Beratung
In der Zahnarztpraxis von Olaf Weinrich in der Nähe von Oldenburg werden keine halben Sachen gemacht – das zeigt schon ein Blick auf die Praxis-Homepage, die groß verkündet:
Qualitäts-Zahnmedizin. Dieser Anspruch gilt auch für die Praxishygiene.
Hohe Anforderungen also an Emine Mollaoglu, die Qualitätsmanagerin der Praxis. Das gilt ganz besonders, wenn die häufig gefürchtete behördliche Praxisbegehung bevorsteht. Im Interview schildert Frau Mollaoglu, wie sie die Einhaltung der Hygienevorgaben durch eine simulierte Praxisbegehung mit einer Beraterin überprüft und für den kritischen Blick der Behörde optimiert hat.
Frau Mollaoglu, was war für Sie der Grund, eine simulierte Praxisbegehung durchführen zu lassen?
Für mich war ausschlaggebend, die Möglichkeit nutzen zu können, von jemandem geführt zu werden der Erfahrung in der Praxisbegehung hat. Mein Anspruch war, dass meine Fragen fachlich fundiert und auf Basis realer Erfahrungen in dem Bereich beantwortet werden konnten.
Inwieweit hat Ihnen die professionelle Auswertung am Ende der Simulation weitergeholfen?
Es war gut, einen Leitfaden zu haben. So konnten wir Stück für Stück die Bereiche ansehen und herausfinden welche Anforderungen noch erfüllt werden müssen. An einigen Stellen haben wir große Lücken entdecken können, an denen noch einige wichtige Punkte aufgearbeitet beziehungsweise erstellt werden mussten. Zum Beispiel waren wir sehr überrascht, als wir gesehen haben, dass mehrere Dokumentationen und Checklisten fehlten. In der Praxis wurde alles gemacht, es fehlte nur an Dokumentation.
Welche Anpassungen, Änderungen oder Umstellungen haben Sie im Anschluss vorgenommen?
Eine große Hilfe war es, dass wir unser bestehendes Qualitätsmanagement, für das wir die digitale Plattform Medikit nutzen, mit dem QM-Modul von Opti sehr effizient optimieren konnten. Alle erforderlichen Unterlagen waren in diesem Modul enthalten und ich wurde zusätzlich von unserer Beraterin unterstützt, um die Unterlagen vorzubereiten. Alle Kollegen konnten zusammen an der Vorbereitung arbeiten, da man die Aufgaben untereinander in medikit aufteilen konnte.
Wie war der Ablauf beim Beratungstermin?
Für den Beratungstermin hatte die Beraterin eine Struktur ausgearbeitet, die wir Stück für Stück abgearbeitet haben. So war schnell klar, welche Punkte noch verbessert werden müssen und welche Bereiche gut aufgestellt sind. Das hat uns Sicherheit gegeben. Wir haben uns nicht kontrolliert, sondern an die „Hand genommen“ gefühlt. Wir sind die Bereiche nacheinander durchgegangen und haben dabei geübt, auf Fragen zu antworten – und wir haben Tipps bekommen, wer von uns am besten die Fragen in welchen Bereichen beantwortet. Viele Informationen kannten wir bereits, wir verfügen aber auch über eine gute Hygienekette.
Teilgenommen bei dem Beratungstermin mit der simulierten Begehung haben unsere Hygienebeauftragte Rieke Helm und ich. Sehr wichtig war für uns die Erkenntnis, dass wir bei der echten Begehung die Bereiche am besten klar aufteilen. Frau Helm hat alle Fragen bezüglich Aufbereitung und Hygiene beantwortet und die Begeherin begleitet, ich habe alle Fragen in Sachen Dokumentation und QM beantwortet.
Wie sehen Sie rückwirkend das gesamte Projekt und können Sie jetzt schon eine Bilanz für sich ziehen?
Es ist besser, vorbereitet an eine Praxisbegehung zu gehen, als unsicher aufzutreten. Selbst wenn die Praxishygiene gut aufgestellt ist, gibt die Simulation nochmal Selbstvertrauen, so dass man souveräner auftreten kann. Denn die Begeherin oder der Begeher möchte wirklich überzeugt sein, dass die Abläufe von allen verstanden sind und auch mit Sinn und Fachverstand durchgeführt werden.
Wie ist die Begehung vor Ort schlussendlich abgelaufen?
Für die tatsächliche Begehung vor Ort waren eineinhalb Stunden eingeplant. Die Begeherin hat sich den Bereich Steri ebenso vorgenommen wie die Hygiene in den Zimmern und die Vor- und Nachbereitung der Behandlung. Sie wollte im Bereich Hygiene alle Checklisten prüfen und auch die Validierungs- und Wartungsberichte noch einmal einsehen. Diese Dokumente hatten wir ja nochmal in der Medikit-Plattform vorbereitet, so dass wir alles, was sie sehen wollte, sehr strukturiert und auch detailliert zeigen konnten.
Wir haben uns bei der Begehung nicht unwohl gefühlt, da wir sehr gut vorbereitet waren. Alle erforderlichen Unterlagen waren vorbereitet, und darüber hinaus hat uns die simulierte Praxisbegehung sehr in unserem Wissen und Handeln bestärkt, so dass wir ohne Unsicherheit auf alle Fragen antworten konnten.
Wie bewerten Sie jetzt, nach der Begehung, die Vorbereitung auf diesen Termin?
Wir hätten uns nicht besser vorbereiten können, und auch von der Kombination der Medikit-Plattform und der fachkundigen persönlichen Beratung durch Opti bin ich überzeugt. Die Prüferin hat Medikit das erste Mal in einer Begehung kennengelernt – und war erstaunt wie strukturiert alles dokumentiert ist.
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