TEchnischer Service Zahnarztpraxis

Wenn ein Defekt den Praxisanlauf gefährdet: Schnelle Hilfe vom Techniker

Wenn die Behandlungseinheit streikt, geht nichts mehr in der Praxis. Wir haben einen Techniker begleitet und zeigen in der nachfolgenden Reportage einen typischen Reparaturfall – angefangen beim frühmorgendlichen Anruf bei der Hotline bis hin zur kompetenten Hilfe vor Ort.

 

Montagmorgen in einer Hamburger Praxis unweit der Außenalster. Das Praxisteam hat keinen guten Start in die Woche erwischt: Die Behandlungseinheit im Prophylaxe-Raum startet nicht. Der erste Patient musste schon nach Hause geschickt werden.

Eine stressige Situation für das Team. Der Ausfall eines Behandlungsstuhls bringt die Abläufe im Team durcheinander, sorgt für Frust bei den Patienten und für wirtschaftliche Verluste in der Praxis. Schnell ist klar: Hier muss ein Techniker helfen.

Einsatzleitung des Technischen Service koordiniert Termine der Techniker

Über die Servicenummer 0800-83 29 833 landet die Praxismitarbeiterin direkt beim Technischen Service – genauer gesagt: bei der Einsatzleiterin von Henry Schein in Hamburg. Etwa 100 Kunden-Anrufe werden hier am Standort pro Tag entgegengenommen – bundesweit sind es über 1.000.

Die Einsatzleiter nehmen im ersten Schritt das Problem so detailliert wie möglich auf. Im aktuellen Fall ist bei einer Einheit die Intensivreinigung nicht wie geplant über das Wochenende durchgelaufen, sondern zu Beginn des Programms stehengeblieben. „Da kann Ihnen vielleicht unser Techniker weiterhelfen“, vermutet die Mitarbeiterin am Telefon. „Ich sorge dafür, dass er Sie direkt anruft.“

Erste Hilfe per Telefon: Anruf des Technikers sorgt für Entspannung in der Praxis

Das defekte Ventil verbirgt sich im Fuß der Versorgungssäule.
Das defekte Ventil verbirgt sich im Fuß der Versorgungssäule.

Kurz darauf meldet sich Bernd Biesterfeldt, einer der acht Techniker aus dem Hamburger Team von Henry Schein. Er erklärt der Mitarbeiterin, wie sie am Bedienpanel mit einer speziellen Tastenkombination zurück in den Betriebsmodus wechseln kann. So kann die Einheit zunächst wieder für Patienten genutzt werden.

Dennoch liegt offensichtlich auch ein technischer Defekt vor, denn der Mundspülbecher wird nicht mehr automatisch befüllt. Biesterfeldt verabredet, dass er am späten Vormittag in die Praxis kommen wird. „In solchen Fällen ist es wichtig, schnell vor Ort zu sein“, erläutert der Techniker. „Das ist nicht immer einfach, aber im Fall von akuten Defekten bekommen die Kunden bei uns in über 95 % der Fälle einen Termin am selben oder am nächsten Tag.“

Vor Ort hat der Techniker die Ursache des Problems schnell lokalisiert

Abbildung 2: Jetzt zählen Erfahrung und Fingerspitzengefühl.
Jetzt zählen Erfahrung und Fingerspitzengefühl.

Als Bernd Biesterfeldt in der Praxis eintrifft, ist die Ursache schnell lokalisiert. Ein Ventil, das für die Versorgung des Mundspülbecherfüllers zuständig ist, funktioniert nicht. Das passende Ersatzteil ist im Zentrallager von Henry Schein verfügbar, die Lieferung würde aber bis zum nächsten Tag dauern.

Um den Stuhl trotzdem noch heute wieder einsatzbereit zu bekommen, setzt der Techniker auf eine Reparatur. Vorsichtig baut er das Ventil aus, um es zu zerlegen und gründlich von Ablagerungen zu säubern.

Nach erfolgreicher Reparatur läuft die Einheit wieder einwandfrei

Abbildung 3: Ein letzter Test - alles läuft.
Ein letzter Test – alles läuft.

Und tatsächlich: Als alle Teile wieder am Platz sind und die Einheit neu gestartet wird, funktioniert alles tadellos. Zur Sicherheit bestellt der Techniker gleich das passende Ersatzteil und bittet das Praxisteam, ihm Bescheid zu geben, sollte das Problem erneut auftauchen.

Zwischen zwei Behandlungen kommt die Praxisinhaberin dazu und freut sich über die gelungene Reparatur: „Ich bin auf diesen Service ja angewiesen“, erklärt die Zahnärztin. „Wenn ein Gerät stillsteht, muss schnell jemand kommen, der sich auskennt, die Ursache findet und das Problem löst.“

Kleinere Reparaturen werden vom Techniker vor Ort direkt erledigt

Abbildung 4: Mit routinierten Handgriffen wird die neue Griffhülse aufgesteckt.
Mit routinierten Handgriffen wird die neue Griffhülse aufgesteckt.

Da der Techniker schon mal in der Praxis ist, kommen auch andere, weniger gravierende Defekte zur Sprache. Bei einer Multifunktionsdüse ist die Griffhülse gebrochen. Biesterfeldt holt das Ersatzteil aus dem Wagen und ersetzt die Hülse mit wenigen schnellen Handgriffen.

Auch ein neuer Schlauch für eine der anderen Einheiten wird benötigt und vom Techniker gleich bestellt. Er zeigt der ZFA, mit welchen Handgriffen sie den Schlauch selbst sicher montieren kann, sobald er in die Praxis geliefert wird. Dann packt er seine Werkzeuge und Ersatzteilkoffer zusammen.

Inzwischen ist es Mittag geworden. Die Einheit ist einsatzbereit und wird für den nächsten Patienten vorbereitet. In der Praxis ist längst wieder die geschäftige Alltagsroutine eines ganz normalen Tages eingekehrt.

Als sich Bernd Biesterfeldt vom Team verabschiedet, ist vom morgendlichen Stress rund um die blockierte Einheit nichts mehr zu spüren. “Es ist immer ein schönes Gefühl, wenn ein Defekt direkt behoben wird und die Praxis ungehindert weiterarbeiten kann,” freut sich Biesterfeldt. Zufrieden setzt er sich ins Auto und fährt los. Der nächste Kunde wartet schon auf ihn.

Sie haben einen Defekt in der Praxis und brauchen schnelle Hilfe vom Techniker?

Der Technische Service hilft weiter. Damit schnell die passende Hilfe für Sie organisiert werden kann, sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter nicht voreilig bei bei der Hotline anrufen. In unserem Beitrag  Die fünf “W” bei Defekten in Praxis oder Labor erläutern wir, welche Fragen Sie während des Anrufs nach Möglichkeit beantworten können sollten.