Warenwirtschaft 2.0: Digital und MDR-konform
Sind Sie es leid, sich in der Zahnarztpraxis ständig mit Bestellfehlern, fehlenden oder abgelaufenen Materialien, einem unübersichtlichen Lager, Konformitätserklärungen und Rückverfolgbarkeit, Hygiene- und Qualitätsmanagement etc. auseinandersetzen zu müssen? Dann ist ein integriertes Warenwirtschaftssystem, das mehr als nur Bestell- und Lagerverwaltung bietet, die beste Entscheidung.
Digitalisierung der Warenwirtschaft: Hier liegen die Unterschiede der Systeme
Es gibt zahlreiche Warenwirtschaftssysteme, die die Abläufe in der Zahnarztpraxis optimieren können. Die meisten ermöglichen einen guten Überblick über den Lagerbestand, bieten eine automatisierte Nachbestellung von Produkten und minimieren Fehler durch manuelle Eingaben. Sie tragen zur Effizienz bei und stellen sicher, dass alle Materialien immer in ausreichender Menge vorhanden sind. Sie vermeiden unorganisierte Materialbestellungen und die damit verbundenen Mehrkosten.
Diese Möglichkeiten bieten fast alle modernen digitalen Warenwirtschaftssysteme. Doch was unterscheidet sie? Die Antwort liegt in der MDR-Konformität, und in der genauen Betrachtung, wie gut und effizient die Software die MDR-Vorgaben umgesetzt.
Denn hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Nicht jedes System ist gleichermaßen in der Lage, die strengen Anforderungen der Medical Devices Regulation (MDR) im Dentalbereich umzusetzen.
Warenwirtschaftssystem für die Zahnarztpraxis auswählen
So wertvoll digitale Warenwirtschaftssysteme zweifellos sind, sollten Zahnarztpraxen darauf achten, dass das System speziell auf die Anforderungen der Medical Devices Regulation (MDR) abgestimmt ist. Die MDR stellt hohe Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten – eine Anforderung, die nicht jedes Warenwirtschaftssystem erfüllen kann.
Eine der Voraussetzungen für die MDR-konforme Rückverfolgbarkeit ist die Unique Device Identification (UDI), eine standardisierte Produktkennzeichnung. Diese enthält Chargennummern, die es ermöglichen, Produkte aus der gleichen Produktionscharge zu identifizieren.
UDI: Die Basis für Rückverfolgbarkeit im Rahmen der MDR
UDI ist eine standardisierte Produktidentifikationsnummer für Medizinprodukte. Sie besteht aus zwei Teilen: dem Device Identifier (enthält produkt- und herstellerspezifische Informationen) und dem Production Identifier (enthält variable Daten wie Herstellungs- und Verfallsdatum sowie Serien- und Chargennummer).
Jede UDI ist somit eindeutig und wird in maschinenlesbarer Form - einem Barcode - auf dem Produkt oder der Verpackung hinterlegt. Die UDI ermöglicht somit eine effiziente Rückverfolgbarkeit jedes Produktes gemäß den Vorgaben der MDR. Mit einem Warenwirtschaftssystem, das UDI unterstützt, können durch das Scannen des Barcodes alle relevanten Produktinformationen erfasst werden. Dies erleichtert die MDR-Konformität enorm.
Warenwirtschaft und MDR: Warum das richtige System den Unterschied macht
Die Wahl eines digitalen Warenwirtschaftssystems, das speziell auf die MDR ausgerichtet ist, hat einige entscheidende Vorteile:
- Schnelle und genaue Datenverarbeitung: Mit nur einem Barcode-Scan können alle in der UDI enthaltenen Informationen sofort und fehlerfrei erfasst werden.
- MDR-Konformität: Die Einhaltung der MDR wird erheblich erleichtert, da alle erforderlichen Daten für die Rückverfolgbarkeit automatisch und effizient erfasst werden.
- Verbesserter Workflow: Manuelle Eingaben und der damit verbundene Zeitaufwand werden minimiert.
Noch unsicher, was Sie alles beachten müssen? In unserem > FAQ zur Warenwirtschaft in der Zahnarztpraxis weiter unter auf dieser Seite beantworten wir die häufigsten Fragen rund um Lagerhaltung, Warenwirtschaft und die Vorgaben aus MDR & Co..
Mit den steigenden Anforderungen der MDR und der zunehmenden Komplexität der Praxisführung ist die Entscheidung für das richtige System umso wichtiger, damit das Praxis-Team deutlich entlastet wird, und zugleich alle Vorgaben eingehalten werden.
– Otto Wiechert
Experte für Hygiene & QM, Henry Schein Dental Deutschland
Während die Auswahl an digitalen Warenwirtschaftssystemen groß ist, ist für die effiziente Einhaltung der MDR eine Softwarelösung ideal, die auf die Verarbeitung von UDI-Informationen ausgerichtet ist und zugleich auch das Hygiene- und Qualitätsmanagement, Verwaltung und Dokumentation umfasst: ein integriertes Warenwirtschaftssystem.
Alles in einem: Integrierte Warenwirtschaftssysteme in der Zahnarztpraxis
Ein effizientes Warenwirtschaftssystem geht weit über die reine Bestell- und Lagerverwaltung hinaus und ist zugleich eine Plattform für das gesamte Hygiene- und Qualitätsmanagement (QM) der Zahnarztpraxis. Ein solches integriertes System (z. B. DOCma®) bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es ermöglichen, allen Herausforderungen gleichermaßen gerecht zu werden.
Im Bereich des Hygienemanagements ermöglicht es die Dokumentation vom Sterilgut bis zur Anwendung am Patienten. Komplette Behandlungsabläufe werden schnell und einfach entsprechend den gesetzlichen Vorgaben dokumentiert und revisionssicher archiviert.
Zu den Merkmalen eines integrierten Systems gehören auch die Verwendung von Original-Barcodes der Hersteller und Schnittstellen zur Praxisverwaltungssoftware (PVS) bzw. Abrechnungssoftware. Diese Eigenschaften ermöglichen eine nahtlose Integration in den Arbeitsablauf der Praxis und eine deutlich verbesserte Effizienz und Genauigkeit der Warenwirtschaft.
Zudem ermöglicht ein solches System die Dokumentation aller am Patienten angewendeten Produkte, was insbesondere vor dem Hintergrund der neuen MDR-Anforderungen relevant ist. Diese Funktion unterstützt die Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten und erleichtert die Einhaltung der MDR-Vorschriften.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Offenheit des Systems. Ein offenes System wie DOCma® ermöglicht die Erfassung von Lieferanten und Herstellern unter Berücksichtigung der QM-Vorgaben. Jeder Lieferant oder Hersteller kann angelegt werden, was z.B. in einem geschlossenen System nicht möglich ist.
Ein integriertes, offenes Warenwirtschaftssystem ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das nicht nur die Warenwirtschaft optimiert, sondern das gesamte Hygiene- und Qualitätsmanagement in einer Zahnarztpraxis unterstützt.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die UDI in der modernen Warenwirtschaft von Zahnarztpraxen eine entscheidende Rolle spielt. Ein Warenwirtschaftssystem, das die Verarbeitung von UDI-Daten unterstützt, ist ein hilfreiches Werkzeug für jede Praxis.
Wenn zudem eine Plattform für das Hygiene- und Qualitätsmanagement (QM) integriert ist, eröffnen sich neue Dimensionen an Effizienz, MDR-Konformität und Sicherheit. So ist jede Zahnarztpraxis optimal auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet.
Tipp: DOCma® - Mehr als ein Warenwirtschaftssystem
Mit DOCma® profitieren Sie von einem ganzheitlichen Ansatz zur Optimierung der Warenwirtschaft und Einhaltung der MDR-Richtlinien.
- Integriertes Hygiene- und Qualitätsmanagement
- Offenes System
- MDR-Konforme Dokumentation
Für eine optimale Abdeckung der Praxisanforderungen bietet DOCma® verschiedene Paketoptionen an:
- DOCma® Premium: Empfohlen für Zahnarztpraxen ohne eigenes Labor. Abdeckung der Warenwirtschaftsfunktionen sowie des Hygiene- und Qualitätsmanagements.
- DOCma® Premium Plus: Ideal für Zahnarztpraxen mit eigenem Labor bzw. Eigenfertigung (z. B. CEREC). Dieses Paket enthält zusätzliche Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Praxen mit internem Labor abgestimmt sind.
FAQ: Warenwirtschaft in der Zahnarztpraxis
