Praxisurlaub: Die Checkliste für eine entspannte Praxisschließung
Damit Ihre Auszeit möglichst reibungslos verläuft und der Wiedereinstieg nach dem Urlaub gelingt, haben wir die wichtigsten Punkte in einer übersichtlichen Checkliste zusammengefasst. Von der Patientenkommunikation über die Vorbereitung von Geräten bis hin zu organisatorischen Aufgaben unterstützt Sie dieser Leitfaden bei der Planung Ihrer Praxisschließung.
So behalten Sie alle wichtigen Aufgaben im Blick – vor, während und nach dem Praxisurlaub.
Checkliste für den Praxisurlaub: Die wichtigsten Aufgaben im Überblick
Kommunikation und Organisation
- Praxisurlaub frühzeitig im Team abstimmen
- Patienten rechtzeitig über Schließungszeiten informieren
- Kontaktdaten für die Zeit der Schließung kommunizieren
- Website, Google-Unternehmensprofil und Social-Media-Kanäle aktualisieren
- Anrufbeantworter und automatische E-Mail-Antworten einrichten
- Dentallabor, Handelspartner und externe Dienstleister informieren
- Regelmäßige Lieferungen und Abonnements bei Bedarf pausieren
Hygiene und Technik
- Behandlungseinheiten gemäß Herstellerangaben außer Betrieb nehmen
- Wasserführende Systeme vorbereiten und erforderliche Hygienemaßnahmen durchführen
- Medizinprodukte aufbereiten und sachgerecht lagern
- Sterilgutbestände und Lagerfristen prüfen
- Reinigung der Praxis organisieren
- Kühlschränke, temperaturempfindliche Materialien und Medikamente kontrollieren
- Wiederinbetriebnahme nach der Schließung vorbereiten
Materialien und Verwaltung
- Verbrauchsmaterialien prüfen und bedarfsgerecht nachbestellen
- Ablaufdaten kontrollieren
- Hand- und Winkelstücke gegebenenfalls zur Wartung einsenden
- Posteingang organisieren
- Lebensmittel aus Kühlschrank und Sozialräumen entfernen
- Pflanzenversorgung planen
Sicherheit
- Fenster und Türen kontrollieren
- Alarm- und Schließsysteme prüfen
- Wasserschäden vorbeugen
- Nicht benötigte elektrische Geräte ausschalten
- Zuständigkeiten für Notfälle festlegen
Patienten rechtzeitig informieren
Eine frühzeitige und transparente Kommunikation hilft dabei, Rückfragen zu reduzieren und Patienten Orientierung zu geben. Informieren Sie daher rechtzeitig über geplante Schließungszeiten und mögliche Änderungen bei der Terminvergabe.
Je nach Praxisstruktur können verschiedene Kommunikationskanäle sinnvoll sein:
- persönliche Ansprache bei Terminen
- Aushang in der Praxis
- Hinweis auf der Website
- Google-Unternehmensprofil aktualisieren
- Informationen über Social-Media-Kanäle
- Ansage auf dem Anrufbeantworter
- automatische E-Mail-Antworten
Wichtig ist vor allem, dass die Angaben auf allen Kanälen aktuell und konsistent sind.
Erreichbarkeit während der Praxisschließung organisieren
Laut Berufsrecht ist der niedergelassene Zahnarzt verpflichtet, für eine Vertretung zu sorgen, wenn die Praxis während der Sprechzeiten geschlossen ist.
Der rechtlich sicherste Weg ist es, sich durch einen niedergelassenen Kollegen vertreten zu lassen. In dem Fall wird der Behandlungsvertrag zwischen dem Vertreter und dem Patienten geschlossen. Die Leistungen werden über den Vertreter abgerechnet. Diese Art der Vertretung ist nicht anzeige- oder genehmigungspflichtig.
Wichtig ist jedoch, dass Sie Ihre Patienten über Namen, Anschrift und Telefonnummer informieren. Dies kann z. B. über Handzettel geschehen, die im Vorfeld verteilt werden. Zudem sind während der Urlaubszeit ein Aushängeschild sowie eine entsprechende Ansage auf dem Anrufbeantworter mit den notwendigen Informationen angeraten. Auch ein Hinweis auf der Website kann für den Patienten hilfreich sein.
Informieren Sie Ihre Patienten über die Praxisvertretung und eine etwaige Urlaubspause - in wechselhaften Zeiten wie diesen ist eine gute Kommunikation besonders wichtig.
Behandlungseinheiten und Praxisgeräte richtig vorbereiten
Vor einer längeren Betriebspause sollten alle Geräte entsprechend der Herstellerangaben vorbereitet werden. Dies gilt insbesondere für Behandlungseinheiten sowie weitere Systeme mit wasserführenden Komponenten.
Während längerer Standzeiten können sich in wasserführenden Systemen mikrobiologische Belastungen entwickeln. Deshalb empfiehlt es sich, die empfohlenen Maßnahmen zur Außerbetriebnahme konsequent umzusetzen und die Wiederinbetriebnahme bereits mitzuplanen.
Zur Vorbereitung gehören beispielsweise:
- Behandlungseinheiten gemäß Herstellerangaben außer Betrieb nehmen
- Spül- und Hygienemaßnahmen durchführen
- Sterilisations- und Aufbereitungsgeräte vorbereiten
- Wartungsintervalle prüfen
- Wiederinbetriebnahme dokumentieren und vorbereiten
Weitere Hinweise für Behandlungseinheiten und Praxisgeräte finden Sie in unseren technischen Checklisten.
Hygiene auch während der Schließungszeit im Blick behalten
Vor dem Urlaub sollten alle Aufbereitungs- und Hygienemaßnahmen vollständig abgeschlossen sein. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Lagerbedingungen und empfindliche Materialien zu überprüfen.
Dazu gehören unter anderem:
- Medizinprodukte ordnungsgemäß aufbereiten
- Sterilgut sachgerecht lagern
- Kühlschränke kontrollieren
- temperaturempfindliche Materialien prüfen
- Ablaufdaten kontrollieren
- Reinigungsarbeiten vor der Schließung organisieren
So vermeiden Sie Überraschungen bei der Rückkehr in den Praxisalltag.
Verbrauchsmaterialien vor dem Urlaub prüfen
Neben Geräten und Hygieneprozessen sollten auch Verbrauchsmaterialien rechtzeitig in die Urlaubsplanung einbezogen werden. Unsachgemäße Lagerung oder lange Standzeiten können die Verwendbarkeit einzelner Produkte beeinträchtigen.
Prüfen Sie vor der Schließung insbesondere:
- Bestände wichtiger Verbrauchsmaterialien
- Verfalls- und Haltbarkeitsdaten
- Lagerbedingungen für temperaturempfindliche Produkte
- Angebrochene Materialien gemäß Herstellerangaben
- Materialbedarf für die ersten Tage nach der Rückkehr
Eine kurze Bestandskontrolle vor dem Urlaub kann helfen, Engpässe nach der Wiedereröffnung zu vermeiden.
Wartungen und Serviceeinsätze sinnvoll planen
Längere Betriebspausen bieten eine gute Gelegenheit, Wartungs- und Servicearbeiten vorzubereiten oder durchführen zu lassen. Dazu können beispielsweise Hand- und Winkelstücke sowie weitere wartungsrelevante Geräte gehören.
Prüfen Sie rechtzeitig:
- anstehende Wartungsintervalle
- notwendige Reparaturen
- Kalibrierungen oder technische Überprüfungen
- geplante Serviceeinsätze nach der Rückkehr
So lässt sich die Schließungszeit gegebenenfalls sinnvoll nutzen.
Sicherheit der Praxis vor der Schließung überprüfen
Vor dem letzten Praxistag empfiehlt sich ein gemeinsamer Abschlussrundgang durch die Praxis. Dabei lassen sich viele potenzielle Risiken erkennen und vermeiden.
Zur Sicherheitscheckliste gehören unter anderem:
- Fenster und Türen kontrollieren
- Alarmanlagen und Schließsysteme prüfen
- Wasserhähne und wasserführende Einrichtungen überprüfen
- Nicht benötigte elektrische Geräte ausschalten
- Kühlschränke und Lagerbereiche kontrollieren
- Zuständigkeiten für Notfälle festlegen
Je strukturierter dieser letzte Kontrollgang erfolgt, desto entspannter kann die Urlaubszeit beginnen.
Nach dem Urlaub: Die Praxis sicher wieder in Betrieb nehmen
Auch die Rückkehr aus dem Urlaub sollte gut vorbereitet sein. Gerade nach längeren Standzeiten benötigen viele Geräte und Systeme besondere Aufmerksamkeit.
Vor dem ersten Behandlungstag empfiehlt es sich,
- Behandlungs- und Hygienesysteme gemäß Herstellerangaben wieder in Betrieb zu nehmen
- Wasserführende Systeme zu spülen
- Funktionskontrollen wichtiger Geräte durchzuführen
- Sterilgut und Verbrauchsmaterialien zu prüfen
- Kühlschränke und Lagerbedingungen zu kontrollieren
- Digitale Kommunikationskanäle zu aktualisieren
- Anrufbeantworter und Abwesenheitsmeldungen zurückzustellen
So schaffen Sie die Voraussetzungen für einen reibungslosen Start in den Praxisalltag.
Eine sorgfältige Planung hilft dabei, die Praxisschließung strukturiert vorzubereiten und die Wiederaufnahme des Betriebs zu erleichtern. Mit einer frühzeitigen Organisation, klaren Zuständigkeiten und einer systematischen Checkliste lassen sich viele Aufgaben bereits im Vorfeld erledigen.
Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team eine erholsame Auszeit und einen erfolgreichen Wiedereinstieg in den Praxisalltag.
