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Technischer Service: Die fünf „W“ bei Defekten in der Praxis oder Labor

Defektes Gerät in Praxis oder Labor? Der Technische Service hilft weiter. Damit schnell Hilfe für Sie organisiert werden kann, sollten Sie beim Anruf bei der Hotline diese Fragen beantworten können.

 

Ein Defekt an einem Gerät kann den Ablauf in Praxis oder Labor empfindlich stören. Bevor Sie zum Hörer greifen, um den Technischen Service anzurufen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie wichtigsten Fragen rund um das betroffene Gerät beantworten können.

Die Einsatzleiter des Technischen Service in den Regionen benötigen einige zentrale Informationen, um das Problem zu verstehen und dann so schnell wie möglich einen Termin mit einem passend qualifizierten Dentaltechniker zu finden.

Sicher kennen Sie die berühmten „fünf W“ für den Anruf beim Rettungsdienst oder bei der Feuerwehr, also die 5 W-Fragen, die Sie im Notfall beantworten müssen. Zum Glück ist der Anruf beim Technischen Service weitaus weniger dramatisch. Aber auch hier geht es darum, schnell alle wichtigen Informationen weiterzugeben. Nachfolgend finden Sie fünf wichtige Punkte für den Anruf bei der Hotline des Technischen Service.

DIE 5 W FÜR DEN ANRUF BEIM TECHNISCHEN SERVICE

1. Was ist das Problem?

Erklären Sie knapp, aber möglichst präzise, was nicht funktioniert. Wenn es ungewöhnliche Geräusche gibt, Fehlermeldungen auf einem oder mehreren Displays, oder wenn bestimmte Lämpchen leuchten, dann sollten Sie auch diese Informationen durchgeben.

2. Welches Gerät ist betroffen?

Nennen Sie den Hersteller, den Gerätetyp und das genaue Modell.

3. Wo genau ist der Defekt?

Beschreiben Sie, wo am Gerät das Problem auftritt. Bei Undichtigkeiten sollten Sie beispielsweise möglichst genau sagen können, wo das Wasser austritt.

4. Wann tritt das Problem auf?

Erklären Sie, wann und wie das Problem angefangen hat. Nennen Sie zum Beispiel den Auslöser und beschreiben Sie auch Probleme, die möglicherweise schon vorher bei demselben Gerät aufgetaucht sind.

5. Warten Sie auf Rückfragen.

Legen Sie nicht gleich auf. Die Einsatzleiter im Depot, mit denen Sie sprechen, haben vielleicht noch Fragen, um den Defekt besser nachvollziehen zu können.

KOMPETENTE SOFORTHILFE: RÜCKRUF DURCH TECHNIKER

In vielen Fällen wird zunächst ein Rückruf durch einen qualifizierten Techniker vereinbart. Per Telefon können Dentaltechniker des Technischen Services häufig erste Hilfe leisten. Oder sie geben im Gespräch Hilfestellungen, wie die Praxismitarbeiter die Ursache für einen Defekt eingrenzen können.

Wenn zum Beispiel unklar ist, ob ein Fehler durch einen defekten Schlauch entsteht, oder tiefergehende Ursachen hat, lässt sich das schnell durch einen Tausch von zwei Schläuchen testen. Wandert der Fehler mit dem Schlauch, dann ist der Fehler gefunden. Das ist wichtig, damit z.B. der Techniker gleich das passende Ersatzteil einpacken kann.

Praxistipp: Alle Informationen müssen gesammelt und dann auch intern weitergegeben werden! Häufig kennt eine Person, zum Beispiel der Behandler, alle Antworten auf diese Fragen, nicht aber die Mitarbeiterin, die bei Henry Schein anruft.