Hygiene & Digitalisierung: Vier typische Fehler bei der Praxisplanung
Hygiene-Spezialist Otto Wiechert nennt vier Fehler, die Zahnärzte bei der Praxisgründung oder bei Modernisierungsmaßnahmen vermeiden sollten.
Praxisgründer und Inhaber, die in ihre Praxis investieren, übersehen häufig, dass Hygiene und Digitalisierung zusammenhängen.
Die Folge: trotz neuer oder modernisierter Praxis können im Hygiene- und Qualitätsmanagement die Vorteile der Digitalisierung nicht genutzt werden. Otto Wiechert beschreibt vier typische Fehler, die er in seiner Beratungspraxis immer wieder erlebt – und gibt Hinweise, wie man sie vermeiden kann.
#1 Die Hygieneräume werden nicht in das Praxisnetzwerk eingebunden
Auch wenn vorhandene Geräte nicht netzwerkfähig sind, sollte der Steri-Raum bei der Praxisplanung an das Praxisnetzwerk angebunden werden.
Eine Vernetzung der Räume von Anfang an kostet nur den Bruchteil einer nachträglichen Verkabelung und ermöglicht die problemlose Einbindung neuer Hygiene-Geräte an das Praxisnetzwerk. Wenn die Geräte zudem bei Bedarf an das Internet angebunden werden können, ist bei Software-Problemen eine schnelle und kostengünstige Fernwartung möglich.
#2 Der virtuelle Virenschutz wird vergessen
Neben dem Schutz vor realen Viren und Bakterien muss sich jede Praxis auch vor digitalen Viren schützen, um Ausfälle und Kosten zu vermeiden und den Datenschutz zu gewährleisten. Denn der Einsatz von Netzwerken und die Verbindung zum Internet birgt das Risiko einer „Infektion“ mit Trojanern und anderer Schadsoftware.
Durch professionelle Beratung können die Gefahren aber auf ein vertretbares Maß reduziert werden. Legen Sie deshalb die Einrichtung des Netzwerkes und die Installation der Software in die Hände eines Fachmanns.
#3 Der Aufwand für das Hygienemanagement wird falsch eingeschätzt
Viele Praxisinhaber lassen lieber manuell protokollieren, als in Software und Barcode-Scanner zu investieren. Wichtig ist es, beim Kostenvergleich den tatsächlichen Aufwand zu kennen – denn der Zeitbedarf für ein manuelles Hygienemanagement wird fast immer unterschätzt.
Die Zeitersparnis durch den Einsatz heutiger Hygienesoftware ist enorm: Die Dokumentation aller Hygieneverfahren – von der Vorreinigung über Desinfektion und Verpackung bis zur Sterilisation wird deutlich vereinfacht, die Fehlerquote extrem reduziert.
Einige Dinge sind manuell kaum zu leisten, wie die vollständige Chargen- und Prozessdokumentation inklusive Rückverfolgbarkeit mit patientenbezogenem Nachweis. Nur der Einsatz einer Hygienemangement-Software ermöglicht die rechtssichere Dokumentation dieser Prozesse.
#4 Im Geräte- und Dokumentenmanagement wird kurzfristig gedacht
Auch beim Geräte- und Dokumentenmanagement gilt: Nur effiziente Prozesse sind langfristig wirtschaftlich.
Die Kontrolle und Dokumentation von technischen Prüfungen, Wartungen, Validierung, Geräte-Checks, Aufgaben, Ereignissen, Einweisungen, Formularen und Instandhaltung ist ein unterschätzter Zeitfresser im Praxisalltag. Eine passende Software kann alle relevanten Aspekte des Gerätemanagements abbilden und verhilft auch hier zu mehr Effizienz und Sicherheit. Aus rechtlicher Sicht sind eine manipulationssichere Verschlüsselung und die revisionssichere Archivierung aller Unterlagen geboten.
Die QM-Software sollte grundsätzlich auf GBA-Richtlinien basieren und auch den Weg zu einer späteren externen Zertifizierung der Praxis nach DIN ISO 9001 offenhalten.
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Mehr Infos zum Henry Schein Hygienekonzept (Hygienemanagement, Qualitätsmanagement, Gerätemanagement und Schulungsmanagement) finden Sie hier.
Damit die Vorteile der Digitalisierung auch im Hygiene- und Qualitätsmanagement voll zur Geltung kommen, muss dieser Bereich bei der Praxisplanung gut durchdacht werden. Denn es geht nicht nur um behördliche Vorgaben und rechtliche Sicherheit, sondern auch um effiziente und individuell passende Abläufe im Praxisalltag.
Wenn Sie hier von Anfang an die Weichen richtig stellen, werden Sie in Ihrer Praxis schnell erkennen, dass sich die Investition in technische Geräte und Software bezahlt macht. Und auch Ihr Team profitiert, denn Prozesse und Verantwortlichkeiten sind durch die Programme klar definiert, der zeitliche Aufwand jedes einzelnen für das ungeliebte Hygienemanagement reduziert sich deutlich.
Ein klassischer Innenarchitekt bringt die notwendige Erfahrung für diese Aspekte der Planung meist nicht mit. Ich empfehle deshalb von Anfang an einen Fachmann für Praxishygiene und QM zu Rate zu ziehen.
